erschienen in: KTM 12/2006

Je mehr Logistiksysteme in einer Gruppe parallel im Einsatz sind, um so höher sind die Reibungsverluste bei der Datentransaktion zwischen den Systemen – und um so höher sind die Fehlerwahrscheinlichkeiten. Diese für Krankenhäuser so weit irgend möglich zu senken, hat sich die sensano ag zur Aufgabe gemacht. Das Unternehmen aus München bietet seit wenigen Monaten auch Kliniken und Krankenhäusern seine webbasierte Einkaufsplattform und eine Direktanbindung für Warenwirtschaftssysteme an. Sämtliche Beschaffungsströme in einem Krankenhaus werden so auf einer Plattform und in einem Reportings- und Wareingangs-Kontrollsystem zusammengefasst.

sensano ist dabei kein Neuzugang in der Gesundheitsbranche: Im Pflege- und Altenheimbereich ist das System seit 2002 erprobt; die Online-Einkaufsplattform pflege.sensano.com ist dort seit Jahren für mehr als 300 Trägergruppen und Einrichtungen eine feste Größe im Einkauf. Das von den zwei ursprunglich aus der Automobilbranche kommenden Logistikexperten Dr. Thomas Behrens und Markus Behrens zusammen mit weiteren Partnern gegründete IT-Unternehmen, agiert dabei als neutraler Technikdienstleister für die Gesundheitsbranche, der die Angebote aller wichtigen Lieferanten auf der Plattform bündelt und das Technik-KnowHow für die Anbindung der Kunden zur Verfügung stellt. Die Inhalte der Plattformen werden von den Lieferanten selbst geliefert und aktualisiert. Seit Mitte vergangenen Jahres enthält das sensano-System durch eine Kooperation mit GHX Europe auch ein vollständiges Sortiment aller Medizinprodukte, die von Krankenhäusern und Kliniken benötigt werden.

Datenbündelung als Ziel

Schließlich soll der IT-Einsatz beim eProcurement die Einkaufslogistik in der Einrichtung zu einem einheitlichen, übersichtlichen Strang zusammenführen. Roger Hufnagel ist Geschäftsführer der Mundus-Seniorenresidenzen mit Sitz in Berlin. Seine Senioreneinrichtungen arbeiten seit einem dreiviertel Jahr mit sensano zusammen. Der entscheidende Vorteil für ihn, neben den standardisierten Reporting-Möglichkeiten: “Meine Einkäufer haben bisher viel Zeit an das Wälzen von Katalogen und Vertreterbesuche verwendet. Bei sensano sehen sie alle Konditionen für die benötigten Produkte auf einen Klick. Dies macht sofortige Preisvergleiche und schnelle Entscheidungen zwischen allen relevanten konkurrierenden Herstellern und Lieferanten möglich und dies – durch die Internet-basierte Plattform -, ohne dass wir uns selbst um Datenabgleiche etc. kümmern müssten, bei denen Fehler passieren können.” Dabei bei ihm und vielen anderen Kunden über Preis- und Transaktionsvorteile in Verbindung mit einer Neuorganisation der Lieferantenstruktur in vielen Fällen 10 Prozent der Einkaufskosten und mehr eingespart werden.

Gleichzeitig hat sensano in den vergangenen Jahren eine konsequente Entwicklung von der reinen Online-Transaktions Plattform zum Integrator für Einkaufslösungen auch InHouse beim Kunden vollzogen. Völlige Freiheit bei der Gestaltung der Schnittstellen und Funktionen wurde dabei erst durch einen klaren Schnitt möglich: Während zunächst noch auf Beschaffungs-Module von anderen Anbietern und Dienstleistern zurück gegriffen wurde, erfolgte im November 2004 die Umstellung auf ein vollständig eigenprogrammiertes System. Im Juli 2005 erneuerte sensano dann noch einmal die Optik und generell die Nutzerführung um den neuen technischen Möglichkeiten, dem Wunsch nach schnellen Preis- und Produktvergleichen, größeren Bandbreiten beim Kunden etc., gerecht zu werden.

Stärke Web-Front-End und flexible Transaktionsformate

“Unsere besondere Stärke im Vergleich mit anderen Plattformen, liegt dabei in unserem Webbasierten-Frontend”, betont Vorstand Markus Behrens. “Das ermöglicht unseren Kunden via Internet auch solche Arbeitsplätze an das Einkaufssystem anzubinden, die mit den üblichen Warenwirtschaftssystemen in der Regel nicht verbunden sind. Klassisches Beispiel ist die Küche. Häufig geht es aber auch um dezentrale Pflegestationen, oder kleine Niederlassungen außerhalb. Diese können bei unserem System durch das Webfrontend via Internet problemlos auf den zentralen Einkaufs-Datenpool zugreifen und gehen so auch ins Reporting ein, ohne dass sie Teil des internen Netzwerks sein müssen.” Umgekehrt sind durch die variablen Schnittstellen auch die Daten aus dem übrigen Warenwirtschaftssystem frei nach Bedarf ins Reporting integrierbar, da so Behrens “durch das flexible selbstentwickelte Schnittstellensystem eine beliebige Steuerung der controllingrelevanten Daten möglich ist”. So können Kopien der über das Web-Frontend getätigten Bestellungen auch in die Controllingsysteme des Kunden geleitet werden oder sämtliche Bestellungen aus Warenwirtschaftssystemen und Web-Frontend im sensano Reporting ausgewertet werden.

Herausforderung Katalogmanagment

Die größte Herausforderung in der Datenintegration bilden dabei in der Regel nicht die doch meist standardisierten Anbindungen der Warenwirtschaftssysteme, sondern das für den Betrieb optimierte Aktualisieren großer Katalogbestände. So umfasst der größte bei sensano gelisteter Katalog 130.000 Artikel. In der Regel senden diese an sensano die Komplettkataloge, wobei sich jeweils beim Update nur wenige Artikel/Preise ändern. Diese Änderungen in in der Regel weniger als 10 Prozent der Artikel müssen ohne den 24h-Betrieb zu stören, ermittelt werden um den Katalog aktuell zu halten und die in Merklisten und Warenkörben der Kunden befindlichen Artikel aktuell zu halten. Die Lösung waren spezialisierte Katalogsysteme. Dies bedeutet: Eingehende Kataloge werden zunächst komplett in ein BackOffice-System geladen. Dort laufen standardisierte Prozesse zur Differenzfindung und Preisberechnung ab. Am Ende steht eine Befehlsfolge zur optimierten Aktualisierung der Katalogsysteme, wodurch nicht nur der Kunde sondern auch der Lieferant massiv Transaktionskosten einspart, wofür er einen geringen Teil des über die Plattform erzielten Umsatzes an sensano bezahlt. Diese Umsatzbeteiligung macht die wesentlichen Einkünfte von sensano aus. Zwar entrichten auch Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen pro Bett einige Euro “Verwaltungsgebühren” an sensano. Wird jedoch eine vorab vereinbarte Umsatzmarke erreicht, wird dieser Betrag dem Käufer wieder gutgeschrieben.

Zugriffskontrolle und Vorkontierung

Wozu all dies? Ziel ist es, einen durchgängig geschlossenen elektronischen Datenaustausch zwischen dem Krankenhaus und den Lieferanten zu erreichen, bei dem ausnahmslos alle Lieferanten erfasst und standardisiert ins Controlling eingeführt werden können. Hierzu ist es für die Krankenhäuser notwendig, eine neutrale Plattform zu bedienen, die Änderungen in der Lieferantenstruktur jederzeit folgt. Ob Katalogdatenänderungen oder Transaktionsdatenübertragung wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen, läuft dabei alles über eine für den Kunden wartungsfreie Schnittstelle.

Auf den ersten Blick erkennbare Vorteile sind darin natürlich die Kostensenkungen durch die Preisvergleichsmöglichkeiten und die Transparenz durch tagesaktuelles Reporting nach Bestell- und Rechnungsdaten. Hinzu kommen die Vereinfachungen im Bestellprozess und die Möglichkeit festzulegen, wer berechtigt ist aus welchem Katalog zu bestellen, da die Freischaltung von Sortimenten für bestimmte Benutzergruppen in einem Haus via Vergabe von Zugriffsberechtigungen gesteuert werden kann. Zudem wird durch einmaliges Zuordnen von Kostenstellen bereits während der Organisationsphase vorkontiert, was die Strukturen schon im Vorfeld festlegt. Gleichzeitig veändert sich die Auswahl durch den elektronischen Einkauf von der Organisation nach Lieferanten hin zur strategisch vorteilhafteren Organisationsstruktur nach Materialbedarf, wie beispielsweise nach verschiedenen Stationen oder Organisationseinheiten anderer Art. Dabei werden Verhandlungserfolge und mit dem Lieferanten verhandelte Kernsortimente im System als individuell verhandelte Preise für alle Einkäufer der Gruppe speziell erkennbar gemacht.

Auch die Küchen sind – einmalig im Bereich der Gesundheitsplattformen – bei sensano ins Einkaufssystem integriert. Grund für die große Lebensmittelsparte mit allen wichtigen Großverbraucheranbietern und zahlreichen Lebensmittel-Speziallieferanten auf sensano.com ist der hohe Umsatzanteil der Küche bei den Pflegeeinrichtungen. Für sensano hat dies den Vorteil, dass es neben seiner Position als Plattform für medizinische und pflegerische Einrichtungen auch immer mehr zum interessanten Einkaufsportal für Küchenleiter verschiedenster Bereiche avanciert.

Zuverlässigkeit und Stabilität

Dabei ist neben der Flexibilität die Zuverlässigkeit des Systems und die Sicherheit der Daten eines der wichtigsten Kriterien bei der Realisierung der Plattform. Realisiert wurde diese der strategischen Freiheit und Sicherheit wegen mit Java, J2EE-Technologie und damit offenen OpenSource-Standards. Die Backend Datenbank basiert auf MySQL. Dazu Jochen Häberle, Leiter Technik bei der sensano ag: “Die Entscheidung für diese kostenlose SQL-Datenbank fiel bereits 2003 nach enttäuschenden Erfahrungen mit Oracle im Bereich Performance und Volltext-Retrival.” Derzeit arbeitet sensano mit einem Datenbankserver. Das Webportal wird durch einen Cluster aus Apple XServe Servern gestellt. Häberle weiter: “Im Backend setzen wir auf die Programmiersprache PERL, die uns schnelle Anpassungen und individuelle Anpassungen ermöglicht. Denn Perl hat bekanntermaßen große Stärken in der Verarbeitung von strukturierten Daten. Die Backendsysteme sind sämtlich stark modular aufgebaut und unterscheiden allgemeingültige Logik von kundenindividueller Schnittstelle. Das senkt die Kosten und ermöglicht uns, trotz hoher Kundenorientierung mit Standardprozessen zu arbeiten.”

Vielfältige neue Funktionalitäten

Am Frontend sieht der Benutzer dann übersichtliche Suchmasken. Er vergleicht in Echtzeit die aktuellsten Preise und arbeitet mit Merklisten, den er sich nur einmal einrichtet und in denen er Artikel verschiedenster Lieferanten gemeinsam nach übersichtlichen Gruppen oder Aktivitäten gebündelt speichern kann. Diese sind seine Datenbasis, die er immer wieder benutzt, um seinen jeweiligen Bestell-Warenkorb zu fällen. Bei neuen Produkten: Ist dabei auch eine Schnellerfassung von Produkten oder ganzen Listen durch den Import vorab erstellter Excel-Listen oder durch eingescannte Barcodes oder ERNs möglich, was insbesondere in den Küchen wegen der großen Produktvielfalt dort gerne genutzt wird.

So hat sich die sensano ag in den vergangenen Jahren konsequent von der Einkaufsplattform für Pflegedienstleister zum IT-Dienstleister für die Optimierung der Warenwirtschaft aller medizinischen und pflegerischen Akteure der Gesundheitsbranche weiterentwickelt. Dr. Thomas Behrens ist Vorstand der sensano ag und war vor Jahren einer der Gründer von sensano. Er sieht die USPs von sensano in der Flexibiliät des Systems und in der konkurrenzlos breiten Sortiments- und Produktpalette, die vom medizinischen Bedarf bis in den Lebensmittelbereich alles abdeckt, was ein Krankenhaus benötigt. Dennoch, so Behrens “waren unsere Entwickler sehr erfolgreich darin, den Nutzerbereich dabei denkbar übersichtlich und einfach bedienen zu halten. Daher sind wir sowohl für die Lieferanten als auch für die Einrichtungen der ideale Partner für die effiziente Abwicklung und Kostenkontrolle aller Warenströme.”