Erschienen in: Gabler Verlag, Innovative Verwaltung 6/2008
Die Telefonrechung elektronisch erhalten, dann aber ausdrucken und per Hand auswerten und auf Kostenstellen verteilen? Klingt schizophren, und wäre in der Tat unsinnig und zeitraubend. Heinz-Peter Rukes, Zuständiger für Telekommunikationstechnik bei der Stadtverwaltung Krefeld arbeitet daher seit Erhalt der elektronischen Telefonrechungen 1992 mit einer Software, die automatisch alle Telefonrechnungen auswertet. Und dies seit Jahren nicht mehr nur für die Ämter und Schulen der Stadt Krefeld, sondern als Dienstleister für insgesamt 80 Orte und Institutionen der gesamten Verwaltungsgemeinschaft Niederrhein. – Insgesamt rund 5.000 Festnetz- und Mobilanschlüsse vonT-Systems, T-Mobile und Vodafone. Mehr als 700.000 Einzelanrufe monatlich erfasst und verarbeitet Rukes auf diese Weise.

“Ich habe TELIS, das Telefonkostencontrolling-Programm der Firma Oberhollenzer 1992 kennen gelernt. Damals war ich nur für die Stadt Krefeld zuständig und habe natürlich mit einer kleineren Programmversion gearbeitet als heute, wo ich auch Mandanten in Form weiterer Städte, mter und Bildungsinstitutionen betreue. Selbstverständlich gab es da auch andere Softwares die die Telekomdaten im EDIFACT-basierten ELFE-Standard weiterzuverarbeiten versprachen. Die waren im Vergleich viel teurer und weniger flexibel für die öffentliche Verwaltung anpassbar -konnten dafür Unmengen Dinge, die ich gar nicht brauchte. Daher habe ich mich für TELIS entschieden.” So können heute beispielsweise auch die neuen Mobilfunkkarten der mobilfunkbasierten Parkuhrsysteme eingebunden und automatisch auf ihre fehlerlose Funktionsweise überprüft werden.

Das Programm wurde vom Ingenieurbüro Oberhollenzer drei Jahre zuvor für den Eigenbedarf entwickelt. Es konvertiert die EDIFACT-Daten der elektronischen Telefonrechnungenvon T-System, T-Mobile und Vodafone und bei Bedarf auch Dutzender weiterer Anbieter in übersichtliche Statistiken und Tabellen und gibt die Daten komfortabel verwendbar und in Excel auch weiterbearbeitbar aus. Erfinder Peter S. Oberhollenzer: “Natürlich entwickeln wird die Software auch ständig weiter. Die Telefonlandschaft ändert sich ja ständig, neue Kostenmodelle werden eingeführt, neue Anbieter kommen auf den Markt.” So gibt es eine Vielzahl von Konvertern für die Daten der jeweils neusten Telefongesellschaften, und seit Kurzem in der mandantenfähigen Programmversion mit der Rukes arbeitet, sogar eine Funktion, die automatisch die eMails erzeugt, die Rukes den jeweiligen Kostenstellenverwaltern als Information über deren Telefonkosten schicken kann. Es gibt Tools, die die neuen Pauschalgebühren auf Kostenstellen zurückrechnen können. Und es gibt die Möglichkeit beliebig viele Stammdaten und beliebig viele Anschlüsse zu verwalten.

Als Stammdaten hat Rukes Kostenstelle, Art, Bereich, Abteilung, Ort, Leitungsbezeichung und TK-Produkt-Sachkonto eingepflegt. Seine Anmerkung dazu: Heute wären noch weit mehr als die hierfür acht nötigen Stammdatenfelder vorhanden, nach denen man dann die Auswertungen vornehmen kann. Die Posten sind dabei frei skalierbar und frei benennbar. “Aber für uns ist dies genau das, was wir brauchen um die Telefonrechungen zu überprüfen und die Daten mit den alten Rechnungen abzugleichen.” Rukes berichtet von falschen Rechungen wegen Zahlendrehern bei den Telefonnummern, die plötzlich der Verwaltungsgemeinschaft zugeordnet wurden. Und einem Telefonanschluss in einer Tagesstätte, wo plötzlich 1.500 statt 50 Euro Telefonkosten anfielen. “All solche Dinge, die nun einmal passieren, wo Menschen am Werk sind, bemerke ich mit Hilfe von TELIS sofort, auf den ersten Blick”, erläutert Rukes. Deshalb ist das Programm für mich so wertvoll.

Doch Kontrolle ist nur die eine Seite des Nutzens, Planung die andere. Besonders wichtig ist für die Verwaltungsgemeinschaft und ihre Mandanten nach eigenem Bekunden auch die einfache Bereitstellung sämtlicher notwendiger Daten für die halbjährliche Haushaltsprüfung und damit auch eine klare Planungsgrundlage für den jeweils nächsten Jahreshaushalt. Denn jede angeschlossene Kostenstelle, jedes Amt, jede Schule, jede sonstige städtische Einrichtung kann so seine Telekommunikationsposten im Haushalt transparent planen.

Und in punkto Planung hilft das Programm den Kommunen auch bei der Entscheidung, ob nicht grundsätzlich andere TK-Kosten- und Vertragsmodelle interessanter wären und wenn ja, welche – da ja alle Daten, bis hinunter zu den angerufenen Einzelverbindungen mit Vorwahlbereich etc. zur Auswertung zur Verfügung stehen. So hat Rukes auch das Pauschalmodell-Tool von TELIS aus reinem Interesse schon einmal getestet. “Das Tool wäre eine wunderbare Hilfe, ob ich es je brauchen werde, ob wir unseren Tarif in Richtung Pauschale wechseln – wir werden sehen.”

Peter S. Oberhollenzer ist Geschäftsführer von Oberhollenzer – Software für Kostentransparenz und hat die TELIS-Software im Kampf gegen undurchschaubare Telekommunikationskosten Anfang der 90er-Jahre für sein eigenes Unternehmen entwickelt: “Immer häufiger werde ich derzeit gefragt, ob TELIS in Zeiten von IP-Telefonie und VoIP nicht ohnehin bald obsolet sei. Dazu kann ich nur sagen: Bandbreite ist nie gratis. Auch im Leitungsmix wird Kostenkontrolle DAS große Thema bleiben.” Gerade Kommunen und Unternehmen mit vielen Anschlüssen müssen immer die Möglichkeit haben, die Verwendung der Anschlüsse zu überprüfen. Und für die kleineren Nutzer seien die Funktionen der einfacheren Programmversion “Basicâ” besonders wichtig, mit denen sie auf einen Blick feststellen könnten, ob die Rechnung korrekt sei und die Mitarbeiter auch sorgsam mit den Telefonressourcen umgingen. “Denn”, macht Oberhollenzer ein wenig Eigenwerbung, “es ist wichtig, günstig zu telefonieren. Noch wichtiger aber ist es, zu kontrollieren, ob man auch wirklich günstig telefoniert hat.”